情報システム部が管理しきれていない部署毎に作られたNASサーバーが多いというお悩みを伺います。
また、利用されていないファイルが膨大にあり、削除するのは怖いのだけど、固定費が少ないストレージに移したいけど、どうしたら良いのか…というようなお話しも非常に多いです。特にメディア系の企業様は、テンポラリー的に扱うファイルも多く、そのようなお悩みを持たれる方も多いみたいですね。
そこで登場するのがownCloudの外部ストレージ機能です。
接続プロトコルとしては、S3やS3互換、FTP、SMB/CIFS、WebDAVなどを持っています。
また、DropboxやGoogleDrive、boxなどサービス型のオンラインストレージサービスと接続することが可能なため、既存ストレージをそのまま活用しながら、少しずつ情報システム部門が管理できるストレージに統一していくことが可能です。
- 管理者画面＞外部ストレージ＞認証情報
ownCloudの管理者画面では、外部ストレージタブをクリックをすると、それぞれのプロトコルにあったサーバ情報入力欄が表示されます。
- 外部ストレージ＞利用可能なユーザー・グループを指定
外部ストレージを利用できるユーザーやグループを制限することももちろん可能です。
ここまでは、情報システム部門が、ユーザーに既存ファイルを見せるための一般的な方法です。
実はこの外部ストレージ機能は、システム管理者だけでなく、ユーザー個人でも設定することが可能です。
- ユーザー個人画面でも外部ストレージの設定が可能
システム管理者が許可をしておけば、ユーザーが自ら、外部ストレージを設定して利用することも可能です。
たとえば、情報システム部が管理しきれていない部署ごとのNASサーバーなど（あまりよくない例ですが…）、担当者に設定しもらえば、その後ownCloudからファイルを管理することも簡単になります。
既存のオンプレミスのストレージサーバーはもちろん、これから新設するクラウドストレージサーバーにも接続ができるので、運用や管理コストと照らし合わせ、用途によっては（1年以上使われていないファイルは）クラウドのオブジェクトストレージに移すなどの運用も考えられます。
ownCloudにはファイルの更新日時でソートをかける機能がありますので、ファイル管理のあまり手間もかかりません。