ownCloudには、「アクティビティ機能」というユーザーの操作に対してメールを送付する機能があります。この「アクティビティ機能」を使って、請求書自動発行のワークフローとしてownCloudを活用していただいた事例をご紹介します。
既存の請求書発行の流れや課題
既存のシステムは、顧客事のPDFファイルを担当者が、個別に顧客に対してメールを送付していました。
その為、メールの添付間違いなどのミスが発生することもあったそうです。
この課題を解消するために ownCloud のアクティビティ機能を使って自動的にメール送信するようにシステムを改修しました。
ownCloudのアクティビティ機能とは？
ownCloudのアクティビティ機能とは、自分の操作や同じグループに所属している人のownCloud上の操作履歴を表示、メール通知できるようになる機能です。
中でも、今回のワークフローとして利用したのは、アクティビティ機能でも人気の「メールで通知する機能」です。
自分の操作や他人の操作履歴がメールされるため更新した情報を確認することができ、メールがあったときだけownCloudを確認すればよいことから、便利な機能として重宝されています。
アクティビティ機能を使った請求書発行システム
このアクティビティ機能を使った請求書発行システムについて、ステップを追ってownCloudがどのような動きをするかご紹介します。
- １．請求書PDF作成、ファイルサーバーに保存
- 帳票システムから請求書PDFを作成し、指定ファイルサーバーの請求書送付先に紐づくディレクトリ内に保存します。
- ２．ファイルサーバーからownCloudサーバーに同期(アップロード)
- ファイルサーバーにファイルが保存されたら、ファイルサーバーに予めインストールしておいたownCloud デスクトップクライアントアプリが、新規に追加された請求書PDFを認識して、ownCloudサーバーにアップロードします。
- ３.アクティビティ機能が通知メールを送信
- ownCloudサーバーに請求書PDFがアップロードされると、アクティビティ機能によって対応するユーザーに対して、ownCloudに請求書が追加された旨のメールが送信されます。
- 4.通知を受け取ったユーザーがユーザー毎のフォルダーに入った請求書PDFファイルをダウンロード
- ユーザーは、事前に発行されたID/PWに従ってownCloudにログインし、PDFファイルをダウンロードすることが可能になります。もちろん他者のディレクトリに紐づいている請求書は閲覧することができません。
このような使い方は、業界問わずご利用いただけますし、請求書以外でも官公庁様や教育機関や法人企業様で個々のユーザー向けに配布資料がある場合にも同様の使い方ができます。
このほかownCloudは様々な形、ユースケースでご利用いただいております。
こんな形で使えないか？要件を満たしているか確認してほしい、こんなカスタマイズはできるのか？などご要望がございましたら、お気軽にご相談ください。