薬事法広告研究所

DCアーキテクト株式会社

お客様のファイル管理を効率化、情報漏えい対策にも貢献
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健康食品や化粧品業界向けに、薬機法や健増法、景表法などの法律を遵守しながら、いかに訴求力のある広告表現ができるかにこだわり、クリエイティブな業務に関するコンサルティングサービスを提供しているDCアーキテクト。
お客様の元へお伺いする機会も多いため、外出先でのファイルのやり取りについては、メール添付やクラウドサービスを利用するしかなく、社内のファイル管理が乱雑になりがちであったが、ownCloudを導入することでファイルの一元管理ができるようになり、生産性とセキュリティ性を向上させることに成功した。

共有機能を活用した運用のベストプラクティス

関係者のみに公開された共有フォルダにファイルを置くことで作業効率の向上

弊社の業務は、お客様の元へお伺いすることも多いのですが、ownCloud の場合、Web 画面から簡単に指定のユーザやグループにフォルダの共有設定を行うことができるので、管理者が作成したフォルダを共有し、その中にファイルを置いてもらうという運用を行うことにいたしました。それにより、外出先からも、社内にいるのと同じ環境でファイルを共有することができるようになりました。それまでは外部オンラインストレージの利用やメールテンプレートの利用でファイルの置場が乱雑になっていたのですが、ownCloudを導入したことにより作業効率が格段にあがりました。

初期の運用コストを掛けずに効率化・セキュリティを向上

直感的に使える操作性、同期アプリをインストールすることでPC操作が不慣れな社員でも安心

作業を効率化させる場合、作業手順の変更が必要となり運用の立ち上げや教育にコストが掛かることが多いのですが、ownCloudは直感的に使える操作性、アカウント毎に使える領域を制限できるため、運用の立ち上げや教育に掛かるコストが一切発生しませんでした。
PC 操作に不慣れな利用者もいたので、特に外回りの多いスタッフへの運用は懸念をしていましたが、同期アプリを各自PCにインストールすることで、エクスプローラで作業するかのようにファイルを操作することができ、問題となりませんでした。操作性については、利用者から好評を頂いています。

メール誤送信によるリスクの排除

メールでのファイル授受が無くなったことで誤送信を防止

メールの添付でファイル授受を行っていると、どうしても誤送信等のセキュリティリスクが懸念されてしまいます。これまでの作業でそのような事故が発生したことはありませんが、リスクへの懸念は常にありました。
ownCloud 導入後、社員間のメールでのファイル授受は無くなり、更にSSL 通信によるファイル転送を実現しているため、セキュリティ性が向上しました。また、スタイルズさんに導入していただいた監査ログ機能のおかげで、社員の動きを監視できることにも安心しています。

クライアントとのファイル共有にも活用

共有と同時に送信されるメールテンプレートの活用でさらなる効率化を実現

現在までは、職員内の情報共有として使っていたのですが、ownCloudの標準機能でついているメールテンプレート機能を活用して今後社外との共有で利用することを検討しています。また、ownCloudのロゴをDCアーキテクトのロゴに変更することで、自社の認知度アップにも活用できればと考えています。他のパッケージと異なりownCloudは自社用にカスタマイズが可能なので、必要な時に必要なカスタマイズだけができることに重宝しております。

お客様概要

薬事法広告研究所 DCアーキテクト株式会社

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所在地 東京都中央区京橋2-7-14 ビュレックス京橋5階
設 立   2007年2月1日
代表取締役 鈴木幸治
社員数   12名
URL   http://www.89ji.com/

「法律をすり抜けようとするのではなく、自社が何をもってお客さまとの絆を築いていくのか考え抜き、それを表現するクリエイティブを創る」をモットーに、薬事に重点をおき、「薬事法広告研究所」という相談・情報提供サービスを行っているコンサルティング企業。「売れる広告表現」を提案するというクリエイティブに考慮しながらも、リスクを極力減らすという視点でコンサルティングを行っている。